2012年4月27日金曜日

仕事も省エネ!効率よく仕事を進めるための10のコツ。「スピードハックス!仕事術」を読んで。

ネコ好き電脳ガジェットクラスタなプログラマー ムチャ(@mutoj_rdm812)です。

シゴタノ!の大橋さん(@shigotano)と佐々木さん(@nokiba)共著の「スピードハックス仕事術」を読みました。




一つ一つの項目は短くわかりやすく、とても読みやすい本でした。

今はうつ病で休職中ですが、復職後すぐに100%の仕事ができるとは思えません。
少なくなってしまったリソースで効果的に仕事をこなす必要がある自分にとって、
非常にためになる内容でした。

本書の内容から、復職したら是非実践したい、
自分なりの「スピードハックス」をまとめてみます。


1. タスクを細かくし、「後回し」を回避する




タスクリストはやるべきことを忘れないための基本的なツールです。
ですが、闇雲にリストにあげても、いつもリストに居座る「常連さん」がでてしまってはリストの意味がありません。
タスクをすぐに手が付けられるぐらいの手頃な大きさに砕いてしまうことで、手を付けやすく「後回し」をしないようにします。


2. とりあえず「5分だけ」やってみる


仕事には「すぐに終わるもの」と「それなりの時間を要するもの」があります。後者は事前にアウトラインや段取りを考える必要がある仕事です。タスクリストがこんな仕事ばかりだと、それだけでプレッシャーに感じてしまい、全く関係の無いことに注意を向けてしまいます。

この対策として、とりあえず5分だけ考えておくという方法があります。
それぞれの仕事の内容をざっと確認し、どのような作業が必要になりそうかを見渡すようにします。
「5分だけ」というルールを設定することにより手を付けやすくし、仕事の概要を押さえることによって以降の作業に取りかかりやすくなるというわけです。


3. 取りかかりさえすれば、やる気は湧く!?




上記のような手強い仕事は、取りかかることが難しい物です。
「やる気」というのは脳の中でドーパミンが放出されることによって生み出されます。
そこで、取り組んでからやる気を湧かせるようにします。
取りかかることによって、やるべき作業・ゴールがおぼろげにでも見えてくれば、嬉しくなり夢中になれます。
そうすれば自ずと手強い仕事も片付けられるでしょう。


4. "洗い出しメモ"から始める


タスクリストにやるべきことを書き連ねていても、それぞれが漠然とした名前になっていると、何をすればいいのかを思い出したり考えたりする余計な手間がかかります。
そこで、タスクは見てすぐに作業内容をイメージできるように、できるだけ先に洗い出しておくようにします。


5. 作業時間は「分単位で」見積もる




スケジュールを立てる上ではやるべきことを明確にするだけで無く、それぞれについて「どれくらい時間がかかるか」を見積もっておくことが大切です。
これはなかなか難しく、ざっくり「2時間」とかしてしまいがちです。
しかし、見積もりは大きくなるほど実際にかかる時間とのずれが生じる可能性が高くなります。

そこで、1時間以上かかりそうな作業はより小さな作業に分割し、それぞれについて5~30分程度の幅で時間を割り当てるようにします。
これで、見積もりとのギャップを最小限にしつつ、作業内容の明確化、達成感を得るといったメリットを得られます。


6. やると決めたことは他人に表明する


これは今も実践しているのですが、SNSで「やります」と書いてしまうことによって、取りかかるきっかけとするものです。やると内外に触れ回っておいて、やらずに恥をかくというペナルティは心理的に大きな効果があります。


7. 1日を複数のセクションに分ける





1日を8時間と考えると、たくさんありそうで気がついてみたら全然時間が無かったという事になりがちです。
5.で書いたように、1時間でさえきちんと把握することが難しい中で、8時間という時間は余りに長大で手に余るものです。
そこで、1日を3つのセクションに分けて考えます。
  1. 9:00~12:00
  2. 13:00~15:00
  3. 15:00~18:00
こうすることで、ある程度見通しの付けやすい単位で時間を把握することができるでしょう。


8. キッチンタイマーをセットする


こうして見積もった作業時間で実際に仕事してみて、かかった時間を計測します。
時間に迫られているという感覚は、気持ちの良いものでは無いかもしれませんが、幼い頃から教育されてきたものでもあります。
これは「やる気」に火を付けるのに役立ちます。

自分の場合、タニタのキッチンタイマー「TD-370」を買ってみました。
これはアラームだけで無くバイブレーションにも設定できるため、オフィスでも利用できそうです。



9. オンラインで作業時間を付ける


作業時間を記録するためのツールとして、Togglが紹介されています。
PCだけでなくスマートフォンでも利用できます。
記録を振り返ることで、業務上のミスを減らしたり、
作業にかける時間を改善したりするのに活用することができます。
ポイントは「使途不明時間をなくす」ことです。

Toggl - Time tracking that works

作業記録は自分の仕事に対するクセや傾向をつかむのに有効です。
どの時間帯にどのような仕事が捗るのかが分かれば、
最短スケジュールを組む上で役に立つでしょう。


10. 10分やったら2分休む、1時間やったら30分流す




水泳でも息継ぎせずに一気に泳ぎ切るより、途中で息継ぎをした方がより楽に長く泳ぎ続けることができるはずです。
仕事も適度なタイミングで休憩しながらの方が、仕事のスピードを維持しやすくなります。
そこで、上記のルールです。これが自分に合っているかどうかはやってみないと分かりませんが、まずは目安として取り入れていきたいです。


まとめ


本書で呈示しているのは、可能な限り人間が頑張らないで済む、
新しいワークスタイルなのです。
「がんばって仕事のスピードをアップする」のではなく、考え抜かれた仕組みを作ることによって「結果として仕事が早く終わってしまう」という形を理想としているのです。(p249)

休職するまでは、常にフルパワーかつ長時間作業をするのが当たり前でした。
非常に非効率で生産性も悪く、体もおかしくなってしまいました。

これらの仕事術を活用して、省エネ運転でも仕事がこなせるように頑張っていきたいと思います。
また休職するようなことにならないように・・・

そして同じように苦労している人が、少しでも楽に仕事をしていけるように。
気になった方は是非この本を手に取ってみてください。

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