99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ #読書メモ

2012年6月9日土曜日

読書

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99%の人がしていない たった1%の仕事のコツ

書店の店頭にも飾られていることが多いこの本を読みました。

一つ一つの項目は短くまとめられていて、とても読みやすかったです。

今回は、特に印象に残った、自分の物にしておきたいコツをまとめてみたいと思います。



ホウレンソウ(報告連絡相談)のコツ

1.自信があるように振る舞う

ホウレンソウの前に、「すみません、まだ準備不足なのですが~」とか「うまく言えないのですが~」とか、言い訳を言ってしまいがちではないでしょうか。ネガティブな言葉を使うのは止めましょう。同じ内容でも相手に与える印象が変わってきます。

 

2.聞かれたことに答える

ホウレンソウでは質問が返ってくることがあります。このとき、理由や背景から説明してしまいがちです。まず結論から答えましょう。場合によっては、理由や背景は全く必要の無い情報でしか無いかもしれません。

 

3.早め早めにチェックを受ける

作業がある程度形になってきたらチェックを受ける、これで最終的なアウトプットが間違った方向に行ってしまうことを防ぐことができます。場合によっては、既にやらなくていい作業になっているかもしれません。

 

4.「3分ください」を口癖にする

上司に向かって何かを依頼するとき、「今ちょっといいですか?」と言うのではないでしょうか。これに対して、「後にして」「今は無理」と返ってくることが多いと思います。

これを避けるためのいい方法として、「3分ください」と言うことです。必要な時間が分かるので、相手は受け入れやすい体制が整います。もちろん、3分と言いながら10分とか話すことはできませんので、予め要件を整理しておく必要はあります。

 

5.「とりあえず」ではなく「まず」と言ってみる

「じゃあとりあえずこれやっときます」こういう風に言いがちではないでしょうか。これを「まず」と言い換えるようにしましょう。そうすると「次に」が出てきます。先のステップを意識することができるのです。

 

会議のコツ

6.会議をコントロールする

会議には話し手と聞き手が存在します。聞き手側でも会議をコントロールすることができます。

それはフィードバック(頷きや相づち)をすることです。相手に対して自分が「ちゃんと聞いている」ことをアピールし、話し手が気持ちよく話すことができる雰囲気を作りながら、聞き手側が会議をコントロールする形に持っていくのです。

 

7.会議後のアクションはその場で決める

会議の目的は、その後にどういう行動をすべきかを決めることです。議題についての討論が一段落したら、「次のアクションはどうしましょう?」と発言しましょう。

 

メールのコツ

8.件名を工夫する

メールはタイトルだけで内容が判別できる形で送信します。そうすれば、たくさんのメールに埋もれてしまって回答がもらえないと言うことを防げます。一番いけないのは「~について」という件名です。内容が全く分かりません。

 

9.結論を先に書く

最初の一文で内容が分かるようにします。初対面やよほどご無沙汰で無い限り、冒頭での丁寧な挨拶は必要ないと思います。

 

10.箇条書きにする

相手に読んでもらいやすくするためのテクニックです。ここでのポイントは、7つ以下に絞ると言うことです。これは人間が一度に認識できる要素は7つという話があるそうです。8つ以上の項目になりそうな場合は、カテゴライズを工夫して親要素を分けると良いです。

 

11.受信者にスクロールさせない

縦横のスクロールが必要なほどびっしりと記載したメールは止めましょう。その時点で読む気が失せてしまいます。そういうメールは書く方も時間がかかってしまい、仕事のスピードがダウンしてしまいます。

 

文書作成のコツ

12.ポイントは3つにまとめる

「ポイントは大きく3つ、1つめは~、2つめは~、3つめは~」と明確にまとめます。3点なのは、一般的に2点では少なく、4点では多いためだそうです。

ちなみに、先日のブログ「7つの習慣の連載」では自然とこれを実践していました。偉い(∩´∀`)∩

 

13.英数字は半角を使用する

筆者は3点を理由として挙げています。

  • グローバル標準で全角はあり得ない
  • 全角英数は見た目がスマートで無い
  • 基準を統一できない

個人的にも全角英数は見ていて気持ちの良いものではありません。

 

14.「空白」と「文字」の配分は3:7にする

文書、特に文中ではパワーポイントについて触れられていますが、シートをぎっしり埋め尽くした資料は見る人に圧迫感を与え、読む気を失せさせてしまいます。どんなドキュメントでも、この比率を意識して作成した方が、読んでもらいやすくなります。

 

コミュニケーションのコツ

15.名前を覚える

これは至極当然と思いますが、自分はなかなか名前を覚えられません。意図的に名前を呼ぶようにすると、間違いなく心理的な距離が近づきますと筆者は書いています。

筆者は必死に暗記すると言うのではなく、あった事がある人とすれ違ったり、遠くで見かけたりしたら、会話のある無しにかかわらず、必ず「○○さん」と具体的に名前を覚えることを習慣にしているそうです。これは自分も真似したいです。

 

16.相手のプロフィールに興味を持つ

コミュニケーションをスムーズにするためには、プロフィールについても興味を持つことが必要です。7つの習慣でも「理解してから理解される」というのがあります。例えば、出身地や興味だけは覚えるようにする、これだけでも何かしらコミュニケーションのきっかけに繋がります。

 

17.ポジティブワードを使う

ありがちなのは、「ありがとう」という局面で「すみません」と言ってしまうことです。日頃よく使う言葉をネガティブワードからポジティブワードに変えるクセを付けると、コミュニケーションがうまくいくようになります。

 

時間のコツ

18.他人の時間を無駄にしない

仕事ができるようになってくると、次々に仕事を頼まれるようになります。しかし、自分のキャパシティを越えて仕事を受けてしまうと、仕事の質が落ちたり期限に間に合わなくなったりします。結果として、時間の無駄が発生します。

自分の時間であればまだいいですが、他人の時間までも奪ってしまいます。

他人に迷惑をかけてしまいそうだったら、自分のやるべき仕事を取捨選択し、他人に任せられそうなものは任せる、また限界を超えていると思ったら勇気を持って断ることも必要です。

 

19.早朝型を試してみる

朝は頭も冴えていて処理スピードが速いため、仕事が進みます。22時台に寝て4時台に起きる、この習慣を付けられると、効率が上がるかもしれません。試してみて、効果が無かったら戻せばいいのです。

 

チームワークのコツ

20.相手が大切にしているものを知る

自分の価値観だけで「常識」を決め、その基準を相手に当てはめてはいけません。チームのパフォーマンスを発揮するためには、個々の特性を活かす仕事をしてもらうのが一番です。

 

21.情報は整理してから伝える

作業を依頼するときは、経緯や目的、期限や意義などを分かりやすく言葉を尽くして伝えるべきです。逆に、作業を受けるときにはこれらをハッキリと確認することが大事です。

 

22.ポジティブフィードバックには理由を添える

何かをやり遂げたとき、「ありがとう」「がんばったね」という抽象的な言葉だけでなく、できるだけ具体的に伝えるようにしましょう。「あのときのあなたの発言は的確でした。おかげでその後の司会進行がスムーズになりました」などです。

言われた側は、どういう行動がチームに喜ばれるのかが明確に理解できるため、その後の行動に具体的に反映できます。

 

23.愚痴と意見を使い分ける

何か不満や苦情がある場合も、次に繋がるアクションを加えることで「愚痴」は「意見」に変わります。愚痴を言いそうになったときは、「ではどうするべきか」「その時自分はどういう役割を演じるか」について考え提案すると、チームは前進し始めます。

 

目標達成のコツ

24.今から「でも」始める

本文中に引用されている言葉で、「何かをはじめるのに、遅すぎると言うことは何もない」というのがあります。今からではもう遅い・・・そう考えてしまったら、最初の一歩を踏み出すことさえできません。まずは1歩を足を出してみましょう。

 

25.簡単なことから習慣化する

意気込んで始めても、負担が大きいとそれが苦しみになり、挫折してしまいます。できるだけ負担の無い簡単なことから始めましょう。

「継続は力」ですが、「力が必要な継続」は継続しないのです。(p181)

 

26.体調の維持をする

「体が資本」という表現があるように、仕事をするにもまずは健康であることが必要です。当たり前のことですが、食事や睡眠を規則正しくとる。うがいや手洗い、予防接種などの衛生面もきちんと管理する。体調を管理できない人は、仕事や目標の管理もできないと思います。

 

まとめ

書かれている内容は、難しい物は一つもありません。しかし、実践していくためには、常に意識していないといけません。チェックリストにして、日々振り返ることが大事と思います。興味を持った方は、是非この本を手に取ってみてください。

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自己紹介

猫とガジェットが好きなJava屋さんです。うつ病で休職後退職し、1年半の休養後に社会復帰。・・・が、いろいろあって再び退職。さらに1年休職の後に復帰して、なんとかSE続けてます。茶トラのすずと一緒に生活していましたが、2014年9月4日に亡くなって1人に。

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